L'implémentation d'un système ERP peut transformer la façon dont une entreprise gère ses opérations, mais le processus d'implémentation de l'ERP présente souvent des obstacles sérieux. Des dépassements de budget inattendus aux complications de migration de données et à la résistance au changement, le chemin vers une implémentation réussie de l'ERP est rarement fluide.
Ce guide explore les défis les plus courants liés à la mise en œuvre des ERP et présente des solutions pratiques et éprouvées pour vous aider à planifier une mise en œuvre d'ERP structurée, efficace et performante.
Que vous soyez en train de commencer ou de réévaluer votre stratégie actuelle, comprendre ces obstacles peut faire la différence entre l'échec et une mise en œuvre réussie qui génère une véritable valeur commerciale.
Principaux enseignements
- Les mises en œuvre d'ERP connaissent souvent des dépassements de budget significatifs, nécessitant une planification de projet approfondie et l'engagement des parties prenantes clés pour estimer les coûts avec précision.
- Le parrainage exécutif est crucial pour le succès des ERP, une forte implication du leadership étant associée à des taux de réussite de projet plus élevés et à moins d'échecs d'implémentation.
- Une gestion efficace du changement, une formation complète et une communication claire sont essentielles pour atténuer la résistance et garantir l'adoption par les utilisateurs lors de la mise en œuvre d'un ERP.
Coûts élevés et dépassements de budget
La gestion des coûts demeure l'un des défis les plus fréquents et perturbateurs dans la mise en œuvre des ERP. De nombreux projets ERP dépassent leurs budgets en raison de prévisions inexactes, de désalignement entre les départements et de l'incapacité à anticiper les coûts cachés. mise en œuvre coûts.
Un facteur de coût principal est la migration des données, surtout lors du transfert de systèmes hérités obsolètes. Les dépenses de formation sont également souvent sous-estimées, et le manque de contribution précoce des parties prenantes clés entraîne des retouches et des retards.
Un autre problème critique est l'élargissement du périmètre, où de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées en cours de projet sans planification adéquate. Cela pousse souvent les équipes au-delà de leurs budgets et de leurs délais.
Pour surmonter cela, les organisations devraient commencer par un examen approfondi de leurs processus d'affaires. Cela garantit une compréhension claire des besoins avant de faire appel à des fournisseurs ou de construire le système.
Ensuite, impliquez les parties prenantes clés dès le départ. Leur expertise aide :
- Priorisez les fonctionnalités qui s'alignent sur les objectifs commerciaux
- Identifier les lacunes en ressources avant qu'elles ne deviennent coûteuses
- Établissez des attentes réalistes concernant les livrables et les délais
Un plan de projet bien structuré devrait inclure un budget de contingence de 25 à 30 % pour gérer les légers dépassements de coûts et les obstacles techniques qui pourraient survenir pendant la phase de mise en œuvre.
L'utilisation de ressources internes peut aider à réduire les coûts globaux. Cependant, s'associer à un expérimenté PGI consultant apporte une expertise supplémentaire. Ces professionnels soutiennent la budgétisation, l'évaluation des risques et l'exactitude de la planification tout au long du projet d'implémentation de l'ERP.
Pour guider votre planification financière, explorez notre liste de vérification pour l'implémentation d'un ERP. Elle décrit des étapes pratiques pour établir un budget de projet qui reste sur la bonne voie.
Obtenir le soutien des dirigeants
Un des défis d'implémentation d'ERP les plus négligés mais critiques est l'absence d'un solide soutien exécutif. C'est un facteur derrière de nombreux projets d'implémentation d'ERP échoués, même lorsque les entreprises suivent une méthodologie d'implémentation d'ERP établie.
Sans le soutien de la direction, il devient difficile de résoudre les conflits, de maintenir l'attention ou d'aligner le projet avec les processus d'affaires stratégiques. L'engagement de l'équipe faiblit, l'élan interne s'estompe et les dépassements de budget deviennent plus difficiles à contrôler.
Ce défi est particulièrement nuisible car il affaiblit la collaboration entre les départements et retarde les décisions à des moments clés de la phase de mise en œuvre. Le résultat est souvent un projet bloqué ou mal aligné qui n'atteint jamais une mise en œuvre réussie.
Pour surmonter cela, les entreprises ont besoin d'un parrain au niveau exécutif qui est pleinement investi dans le succès du déploiement de la planification des ressources d'entreprise.
Un commanditaire solide s'assure que le projet :
- Reste aligné avec les objectifs d'affaires de haut niveau
- Reçoit les ressources nécessaires au bon moment
- Il est clairement priorisé au sein de l'organisation
- Maintient tous les principaux intervenants et groupes fonctionnels engagés
Le commanditaire joue également un rôle central dans la communication des jalons du projet et la promotion de la visibilité. Ce soutien de haut en bas favorise la responsabilité et inspire la confiance au sein de l'équipe, ce qui est essentiel pour obtenir un engagement et réussir une mise en œuvre.
De nombreuses organisations constatent qu'engager un expert PGI mise en œuvre partenaire aide à définir les rôles de leadership et à obtenir un soutien stratégique.
Le parrainage exécutif n'est pas simplement une case à cocher. C'est l'un des moteurs essentiels du succès pour surmonter les défis les plus courants de mise en œuvre des ERP et pour offrir une valeur durable à votre projet de mise en œuvre ERP.
Gérer le changement efficacement
La résistance au changement demeure l'un des défis d'implémentation les plus persistants dans tout projet d'implémentation d'ERP. Même avec la bonne technologie, les projets échouent lorsque les employés hésitent à adopter le nouveau système ERP. Cela découle souvent de la peur de perdre leur emploi, des perturbations dans les routines quotidiennes ou d'un manque de confiance dans la solution de planification des ressources d'entreprise elle-même.
Ces défis liés aux personnes sont souvent négligés lors de la planification. En conséquence, le système peut être mis en service, mais son plein potentiel n'est jamais réalisé en raison d'une faible utilisation et d'un engagement minimal. En fait, la résistance au changement est une des principales causes des retards et des résultats médiocres dans des projets ERP par ailleurs bien exécutés.
Pour surmonter cela, les organisations doivent considérer l'adoption par les utilisateurs comme une partie intégrante de la méthodologie de mise en œuvre de l'ERP, et non comme une réflexion après coup.
Commencez par identifier des champions internes dans les différents départements. Ces individus peuvent communiquer les avantages, répondre aux questions et faciliter la transition pour leurs pairs. Ensuite, élaborez un plan de gestion du changement qui inclut :
- Communication régulière adaptée à différents rôles
- Un message clair sur la façon dont le système améliore les processus d'affaires quotidiens
- Lignes de temps, attentes et soutien disponibles transparents
Le plus important est d'offrir des programmes de formation complets et spécifiques à chaque fonction. Une approche sur mesure garantit que chaque équipe comprend comment le système affecte ses flux de travail et ses responsabilités spécifiques.
La formation devrait commencer tôt et se poursuivre après le lancement pour soutenir les besoins évolutifs et maximiser l'adoption par les utilisateurs.
Pour renforcer davantage le soutien interne, envisagez de réaliser une analyse d'impact sur les affaires. Cela aide les équipes à anticiper comment le nouvel ERP affectera les tâches actuelles, facilitant ainsi les ajustements proactifs.
Pour obtenir de l'aide pour surmonter les obstacles liés au changement, consultez notre guide sur Odoo personnalisation contre. norme caractéristiquesqui explique comment aligner la conception du système avec le confort de l'utilisateur et la clarté opérationnelle.
Lorsque la résistance est abordée directement, l'adoption s'améliore, l'engagement croît et l'ensemble de l'organisation avance plus confiant vers une mise en œuvre réussie.
Migration de données et problèmes de qualité
La migration des données est l'un des éléments les plus sous-estimés d'un projet de mise en œuvre d'un ERP. Lorsqu'il est mal géré, cela entraîne des données inexactes, des rapports erronés et des perturbations des processus commerciaux essentiels.
Beaucoup de ces problèmes surviennent lorsque des dossiers obsolètes ou incohérents sont transférés de systèmes hérités vers un nouvel ERP. Même après qu'un système soit opérationnel, une mauvaise qualité des données peut avoir un impact sur les opérations quotidiennes et la prise de décision stratégique. Ces défis d'implémentation sont souvent négligés lors de la planification, mais ils représentent une part significative des échecs d'implémentation d'ERP.
Pour prévenir cela, les organisations doivent prioriser les données en tant qu'actif stratégique.
Commencez par un audit complet de tous les ensembles de données pertinents. Nettoyez, validez et organisez les dossiers avant le début de la migration. Cela réduit les risques et améliore l'exactitude de vos rapports et de l'automatisation des flux de travail dans le nouveau système.
Pour renforcer votre approche, assurez-vous de :
- Définir des normes acceptables pour des données ERP propres et utilisables
- Engagez une équipe de projet interfonctionnelle dès le début pour s'aligner sur les exigences
- Inclure plusieurs rondes de tests et de validation par les utilisateurs
- Intégrez des échéanciers de migration directement dans votre plan de projet
- Utilisez des outils qui facilitent un transfert fluide des systèmes hérités
De nombreuses organisations tirent parti de responsables de données dédiés au sein des départements qui garantissent l'exactitude et la préparation. Si vous n'êtes pas sûr de la façon de vous préparer à un transfert de données à grande échelle, notre guide sur réparer des installations Odoo cassées offre des perspectives sur la résolution des problèmes d'intégration et de données lors du déploiement de l'ERP.
Investir dans vos données dès le départ assure une transition plus fluide, une adoption plus forte et une mise en œuvre plus réussie à long terme.
Sélection et gestion des fournisseurs
Choisir le bon ERP le fournisseur est l'une des décisions les plus impactantes dans tout projet d'implémentation d'ERP. En fait, les erreurs liées aux fournisseurs représentent une part importante des défis d'implémentation d'ERP, y compris le désalignement, les retards de livraison et les attentes non satisfaites.
Ce processus ne devrait jamais être précipité. La sélection réussie des fournisseurs commence par une compréhension claire de vos processus d'affaires internes et de vos exigences opérationnelles. Lorsque cette base fait défaut, les équipes peuvent choisir des outils qui semblent prometteurs mais qui ne répondent pas aux besoins du monde réel.
Un processus de sélection solide devrait toujours impliquer des parties prenantes clés de l'ensemble de l'entreprise. Leurs contributions aident à garantir que les priorités techniques et opérationnelles sont prises en compte dès le départ.
Les étapes utiles incluent :
- Définir les fonctionnalités indispensables et les critères de succès
- Effectuer des vérifications de références et examiner des études de cas
- Négocier des conditions qui soutiennent la scalabilité et les besoins futurs
- Établir des attentes claires en matière de communication avec les fournisseurs
- Planification des évaluations de performance continues et des évaluations de soutien
Certaines équipes bénéficient également de l'utilisation d'un modèle de notation pour comparer objectivement les fournisseurs. Cela ajoute de la structure au processus de prise de décision et aide à prévenir les biais ou les choix hâtifs.
Cudio aide les entreprises à évaluer et à choisir des fournisseurs qui s'alignent sur leurs objectifs, leur culture et leurs exigences système. En tant que partenaire expérimenté en mise en œuvre d'Odoo, nous guidons les équipes tout au long du processus de sélection et de configuration, de la planification technique à l'intégration des utilisateurs.
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Pour plus de conseils sur l'évaluation efficace des options, cet aperçu de choisir le partenaire idéal pour l'implémentation d'Odoo ERP décrit les étapes clés pour réduire les risques et améliorer les résultats.
Personnalisation vs. Solutions Prêtes à l'Emploi
Choisir entre une configuration ERP standardisée et une configuration personnalisée est une décision cruciale lors du projet d'implémentation de l'ERP. Les deux approches offrent de la valeur, mais le bon choix dépend de la complexité de votre organisation, de ses objectifs et de ses capacités internes.
Les systèmes prêts à l'emploi sont préconfigurés avec des processus d'affaires largement utilisés. Ils sont idéaux pour les organisations à la recherche d'un déploiement plus rapide, de mises à jour plus faciles et d'une performance prévisible. Cette option conduit souvent à un déploiement plus fluide, surtout lorsque les besoins commerciaux s'alignent avec les fonctionnalités standard.
La personnalisation offre une plus grande flexibilité. Elle devient nécessaire lorsque les groupes fonctionnels internes nécessitent des flux de travail uniques ou une automatisation plus approfondie. Cependant, trop de personnalisation introduit des risques. La surconception des systèmes ajoute une complexité inutile, ralentit les mises à niveau futures et peut créer des charges de maintenance à long terme.
Une approche équilibrée fonctionne le mieux. La personnalisation devrait être limitée aux domaines qui apportent des améliorations mesurables ou qui résolvent des lacunes opérationnelles spécifiques.
Pour gérer la personnalisation efficacement :
- Définir et prioriser les exigences avec l'apport des utilisateurs commerciaux
- Maintenir la documentation et le contrôle de version
- Impliquer les responsables techniques et les propriétaires de processus dès le début
- Assurez une communication claire entre les équipes tout au long de la phase de mise en œuvre
La personnalisation doit servir l'entreprise, pas la compliquer. L'approche de Cudio en matière de personnalisation d'Odoo se concentre sur des améliorations qui rationalisent les flux de travail tout en gardant le nouveau système ERP facile à évoluer et à soutenir au fil du temps.
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Pour un aperçu plus approfondi sur la façon d'évaluer vos besoins en personnalisation, cette comparaison de Odoo personnalisation contre. norme caractéristiques met en évidence où la flexibilité a du sens et où la simplicité offre de meilleurs résultats à long terme.
Fait correctement, la personnalisation prolonge la valeur de votre ERP sans compromettre la stabilité du système ou l'expérience utilisateur.
Programmes de formation complets
Un programme de formation bien exécuté est l'un des facteurs les plus essentiels dans une mise en œuvre réussie d'un ERP. De nombreuses organisations sous-estiment l'impact de la formation jusqu'à ce qu'elle devienne un obstacle à la progression et à l'adoption par les utilisateurs.
Lorsque les utilisateurs ne comprennent pas pleinement comment travailler avec le nouveau système ERP, la productivité diminue, la confiance s'érode et la résistance au changement augmente. Dans certains cas, les équipes s'appuient sur des processus obsolètes simplement parce qu'elles ne savent pas comment utiliser le système efficacement.
Pour éviter cela, la formation doit être plus qu'un seul atelier ou une session après le lancement. Elle doit être intégrée au projet de mise en œuvre de l'ERP dès le début et évoluer avec chaque phase.
Les programmes de formation solides comprennent généralement :
- Intégration précoce lors de la conception et des tests du système
- Sessions spécifiques au département adaptées aux tâches réelles
- Support continu et ressources d'apprentissage après le lancement
- Planification précise et temps dédié à la participation des utilisateurs
Impliquer votre équipe de projet et les groupes fonctionnels clés dans la conception de la formation garantit que le contenu est pertinent et applicable. Les équipes sont plus susceptibles de s'engager avec du matériel qui reflète leur travail quotidien.
Cudio soutient les clients en intégrant la formation tout au long du processus de mise en œuvre, et pas seulement à la fin. Nous aidons les équipes à se préparer grâce à des pratiques concrètes, des sessions en direct et un apprentissage basé sur des scénarios qui renforcent l'utilisation du système dès le premier jour.
Pour les équipes qui prévoient d'utiliser des fonctionnalités telles que le suivi des clients ou les pipelines de vente, des plateformes comme Odoo CRM devenir encore plus puissants lorsque les employés sont pleinement formés pour les utiliser efficacement.
Investir dans une formation complète prépare vos employés au succès, favorise l'adoption par les utilisateurs et augmente la valeur de votre ERP au fil du temps.
Éviter l'élargissement du périmètre
Un des défis les plus fréquents et coûteux de l'implémentation d'un ERP est le phénomène de l'élargissement du périmètre. Cela se produit lorsque de nouvelles fonctionnalités, demandes ou exigences sont ajoutées en cours de projet, souvent sans évaluer pleinement l'impact.
Alors que l'équipe de projet s'efforce de répondre à des attentes changeantes, les délais s'allongent, les budgets augmentent et les priorités critiques sont mises de côté. Cela transforme une feuille de route claire en une cible mouvante, rendant la livraison réussie une tâche beaucoup plus difficile.
Prévenir l'élargissement du périmètre nécessite de la discipline, une structure et l'adhésion à tous les niveaux, en particulier de la part de la haute direction.
Voici ce qui aide les équipes à rester sur la bonne voie :
- Définissez clairement la portée dès le départ
- Identifier les caractéristiques essentielles par rapport aux améliorations futures
- Créer un processus formel de demande de changement
- Réviser les changements avec les responsables d'affaires avant de faire des ajustements
- Renforcer les priorités lors des réunions de statut hebdomadaires
Des limites claires ne signifient pas que votre système ERP ne peut pas évoluer. Elles protègent votre calendrier et votre budget, permettant à votre nouvelle solution d'être mise en œuvre en toute confiance.
Cudio aide les clients à gérer la portée en se concentrant sur un alignement précoce et une clarté décisionnelle. Notre équipe travaille en étroite collaboration avec les responsables de département pour définir ce qui est le plus important et s'assurer que les demandes de changement sont évaluées par rapport aux objectifs globaux du projet.
Lorsque les équipes maintiennent le contrôle de la portée, le système se lance plus rapidement et l'adoption par les utilisateurs s'améliore, car les utilisateurs ne sont pas submergés par des fonctionnalités incomplètes ou instables.
Support et maintenance continus
Le lancement d'une nouvelle solution n'est que le début. Le succès à long terme dépend du niveau de soin et de soutien que le système reçoit après son déploiement.
Sans mises à jour régulières, maintenance et rétroaction des utilisateurs, même le projet d'implémentation d'ERP le mieux planifié peut dévier de son cours. Des problèmes de qualité des données, des ralentissements de performance et un engagement limité des utilisateurs peuvent apparaître des mois après le lancement s'il n'y a pas de stratégie post-mise en service en place.
La surveillance et le soutien ne sont pas seulement des tâches techniques. Ils sont essentiels pour maintenir l'adoption par les utilisateurs, optimiser les processus et garder le système aligné avec les besoins commerciaux en évolution.
Les principaux domaines d'intérêt comprennent :
- Suivi régulier des indicateurs de performance du système
- Résoudre les bogues ou les problèmes d'utilisabilité signalés par les utilisateurs
- Révision des processus d'affaires pour identifier de nouvelles opportunités d'amélioration
- Mise à jour de la documentation et de la formation à mesure que le système évolue
Le soutien continu est souvent considéré comme une charge, mais il est essentiel pour prévenir les temps d'arrêt et protéger l'intégrité des données. Pour de nombreuses entreprises, le maintien du système est difficile sans une structure claire et des ressources dédiées.
C'est ici que Cudio continue de soutenir ses clients. Nos services post-implémentation comprennent des examens réguliers du système, le dépannage et des améliorations guidées. Que vous planifiez un Odoo mise à niveau ou avez besoin d'ajuster les performances, nous aidons à maintenir votre environnement ERP en bon état de fonctionnement.
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La haute direction joue également un rôle dans le succès à long terme. Les leaders doivent rester engagés, examiner les indicateurs de performance clés (KPI) et s'assurer que le soutien demeure une priorité. Leur implication maintient l'élan et renforce une culture d'amélioration continue.
Avec une surveillance constante, un soutien réactif et un alignement avec la direction, votre plateforme ERP devient plus qu'un simple logiciel. Elle devient une base stable pour l'expansion des opérations et la stimulation de la croissance future.
Délais réalistes et marges de test
Établir un calendrier de projet réaliste est l'un des aspects les plus négligés d'un projet d'implémentation ERP efficace. De nombreuses entreprises sous-estiment le temps nécessaire pour construire, tester et stabiliser un nouveau système, ce qui entraîne des retards et des lancements incomplets.
Les statistiques montrent que seulement un petit pourcentage des projets ERP sont mis en service selon le calendrier prévu. Cela est souvent dû à des changements de portée, des corrections de dernière minute ou à la découverte de données incomplètes ou inexactes lors de la validation finale.
Pour réduire les risques et offrir une solution ERP stable, les délais devraient inclure un espace dédié pour les tests, la révision et les ajustements après le lancement.
Une chronologie bien structurée comprend :
- Un calendrier de livraison clair avec des jalons
- Tests pilotes pour découvrir les lacunes du système et les problèmes d'intégration
- Tester les tampons pour détecter les incohérences de données ou les problèmes de configuration
- Une période de stabilisation de 3 à 9 mois pour les améliorations post-lancement
Ces étapes aident à identifier les problèmes qui pourraient autrement interrompre les flux de travail ou introduire des erreurs qui affectent les processus d'affaires après la mise en service.
Il est tout aussi important de rassembler une équipe de projet compétente et engagée. Cette équipe devrait inclure à la fois des responsables techniques et des utilisateurs au niveau des départements. La collaboration interfonctionnelle entre les équipes informatiques et opérationnelles garantit une adoption plus fluide et une résolution plus rapide des problèmes liés à la performance du système ou aux flux de données financières.
Travailler avec un consultant ERP expérimenté aide à valider votre calendrier, à intégrer des contrôles de risque et à s'assurer que toutes les pièces mobiles s'assemblent efficacement. Cudio agit en tant que partenaire idéal pour la mise en œuvre de l'ERP, aidant les entreprises à équilibrer rapidité et précision à chaque phase du projet.
Alors que l'équipe de projet ERP planifie le déploiement, il est également important de communiquer clairement les progrès à toutes les parties prenantes. La visibilité renforce la confiance et prévient les surprises de dernière minute qui peuvent compromettre l'élan.
Une approche réaliste de la planification, soutenue par des tests approfondis et une planification réfléchie, améliore non seulement le succès du lancement, mais garantit également que le nouveau système fonctionne comme prévu dès le premier jour.
Résumé
La mise en œuvre d'un système ERP est un processus complexe qui touche chaque partie d'une entreprise. De l'établissement de budgets réalistes à la gestion des données, à la formation des équipes et à la prévention de l'élargissement du périmètre, chaque phase présente des défis uniques qui nécessitent une coordination réfléchie.
Le succès dépend non seulement du choix du bon logiciel, mais aussi de la manière dont votre organisation se prépare, s'adapte et exécute. Avec un leadership fort, une communication claire et un plan qui soutient à la fois les personnes et les processus, le déploiement d'un ERP devient plus gérable et apporte une valeur mesurable.
Cudio travaille aux côtés des entreprises à chaque étape du parcours ERP. Que vous migriez vers Odoo, que vous construisiez un flux de travail sur mesure ou que vous stabilisiez un nouveau système, notre équipe aide à réduire les risques, à améliorer l'adoption et à créer des solutions qui s'alignent sur vos objectifs.
L'implémentation d'un ERP n'est pas facile. Mais avec la bonne structure, le soutien et l'expertise, votre organisation peut avancer avec confiance et débloquer une croissance à long terme.
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Questions Fréquemment Posées
Des réponses claires aux questions courantes sur la mise en œuvre des ERP pour vous aider à planifier, lancer et réussir en toute confiance.
Quelles sont quelques raisons courantes de dépassements de budget dans les mises en œuvre d'ERP ?
Les dépassements de budget dans les mises en œuvre d'ERP se produisent souvent en raison de sous-estimations du temps et des ressources, de complications liées à la migration des données et de sous-estimations des besoins en personnel. Aborder ces domaines de manière proactive peut aider à atténuer les écarts financiers potentiels.
Quelle est l'importance du parrainage exécutif dans les mises en œuvre d'ERP ?
Le parrainage exécutif est essentiel dans les mises en œuvre d'ERP, car il élimine non seulement les obstacles, mais assure également l'engagement de la direction intermédiaire, ce qui a un impact significatif sur le succès du projet. Sans un soutien exécutif solide, le risque d'échec augmente considérablement.
Quel rôle la gestion du changement joue-t-elle dans la réussite des mises en œuvre d'ERP ?
La gestion du changement est essentielle pour des mises en œuvre réussies d'ERP, car elle favorise l'adhésion des employés, minimise la résistance et assure une transition fluide tout au long du processus.
Pourquoi la migration des données représente-t-elle un défi important dans les mises en œuvre d'ERP ?
La migration des données représente un défi important dans les mises en œuvre d'ERP, car un transfert de données inadéquat peut perturber les opérations et entraîner des rapports inexacts, contribuant à près de 38 % des échecs d'ERP. Assurer un processus de migration sans heurts est crucial pour le déploiement réussi de l'ERP.
Comment les organisations peuvent-elles éviter le glissement de périmètre dans les projets ERP ?
Pour éviter l'élargissement du périmètre dans les projets ERP, les organisations devraient établir des livrables de projet clairs, des échéanciers et des coûts dès le départ, et mettre en œuvre un processus de demande de changement structuré. Cette approche garantit que tout changement est géré efficacement, maintenant le projet sur la bonne voie.